前回の記事通りに根本原因を考えてみたら原因は分かったけど…ここからどうすればいいんだろう？
はじめに
みなさん、こんにちは。当ブログでは、あなたが社畜から脱出するための道しるべを提供することを目指しています。社畜脱出のための全体像を示した以下の記事をまだ読まれていない方はぜひ先にご一読ください。
さてさて、前回の記事では働き方の課題の根本原因を特定する方法について解説しました。もしまだチェックしていなければ、ぜひ一度ご覧ください。
さて、今回はその次のステップに進みます。根本原因は特定できた。そしたら何をすればいいの？という問いにお答えします。
対策を考えよう
前段である上記関連記事で、以下の具体例を使用して説明していました。引き続きこの例を使用していきます。
＜具体例＞
・QOLへの影響度1位の課題：長時間労働
・直接的な原因：上司に業務調整を依頼したり、新たな仕事の依頼を断ることをしていない。
・根本原因：上司に自分の状況を正しく伝えるための状況整理と理論武装の準備ができていない。準備することの重要性を認識していなかったので、準備する優先度を下げてしまっている。
・対策：？？？
「状況整理をして上司への説明内容を考える」のが対策でしょ？と思った方がいらっしゃると思います。はい、その通りです。ただ、それで明日からすぐ動けますか？それができるなら素晴らしいです。「ちょっとまだ難しい…」と言う方はここから、もう少し具体的な対策を立てていきましょう。
抽象的な対策を具体化しよう
まず、自身のタスクの状況整理をするために必要な準備としては、現在抱えている仕事のリストとその優先度を明確にしておくことです。あなたが毎日何に時間を使っているのか、どのタスクが最も重要で、どれが一番時間を取られているのかを把握しておくことが必要です。それができて初めて、「新たなタスクを追加すると、他の優先度の高いタスクに影響が出る」と具体的に説明できるようになります。
次に、「適切な理由を持って新たな仕事の依頼を断る（上司にノーと言う）、もしくは自分ではなく他者へアサインを変えてもらうように依頼する」について具体化してみましょう。まず、どの業務を断るのか、その理由は何なのかを考えます。例えば、専門外の業務や、自分がやるよりも他の人の方が適任であると思う業務を選ぶと説明しやすいですよね。そして、その業務を断る理由を具体的にまとめ、それを伝えるときには冷静で論理的に説明できるように準備します。これにより、断る理由が自分勝手なものではなく、チーム全体やプロジェクトの効率を考えた結果であると上司に伝えられるようになります。
このように具体的な対策を立ててみましょう。自分が具体的に何をすべきなのかが明確になると、実際に行動に移すハードルもずっと下がりますよね。
目標設定の方法としてSMART原則を利用すると便利です。SMART原則とは、目標が「Specific（具体的）」、「Measurable（測定可能）」、「Achievable（達成可能）」、「Relevant（関連性）」、「Time-bound（期限付き）」であるべきだという原則です。この原則に従って目標を設定することで、行動計画が明確で具体的なものになります。
実践を想定して練習してみよう
それでは以下のシーンを想定して実践練習してみましょう。
あなたは、期末面談で上司から「来期あなたにアサインしたい仕事」を伝えられました。あなたは「こんなに多くの量をこなすことはできない（休暇を取らずに長時間残業をすればできるかもしれない）」と思いました。 しかし、その場では上司にノーと伝えて納得させられるだけの説明をできる自信がなかったので「考えさせて下さい」と言いました。さて、上司に実際にノーと言うためには、どんな順番でどんな準備をしますか？
1. 自分の業務リストを作る
まず最初に、自分が現在どのような仕事をしているのか、全ての業務をリストアップしましょう。それぞれのタスクがどれくらいの時間を必要とし、どれくらいの期間で完了するのかを見積もります。
2. 優先度をつける
次に、それぞれの業務の優先度をつけます。どの業務が最も重要で、どの業務が最も時間を取るのかを評価し、最も重要な業務が先にくるように順番をつけます。
3. 新たにアサインされた仕事を評価する
新たにアサインされた仕事がどれくらいの時間とリソースを必要とするかを見積もり、それを既存の業務リストに追加します。また、新たな仕事の優先度を評価し、リストに追加します。
4. 業務の全体像を確認する
すべての業務がリストアップされ、優先度がつけられたら、その全体像を見てみましょう。それぞれの業務がどれだけの時間を必要とし、どの程度重要なのかを理解することで、上司に自分の状況を説明する材料ができます。
5. 具体的な対案を考える
上司にノーと言うだけでなく、解決策を提案することが大切です。そのためには、どの業務が他の誰かに移譲できるのか、どの業務が延期できるのかを考えます。
6. 面談の準備をする
上記のすべてを元に、上司との面談に備えます。具体的な業務リスト、時間の見積もり、そして具体的な対案を持って面談に臨むことで、上司に自分の状況を理解してもらいやすくなります。
7. 上司との面談を行う
実際に上司と面談を行い、自分の状況を説明します。ここで大切なのは、冷静に論理的に説明することです。感情的にならず、具体的なデータと対案を示すことで、上司も理解しやすくなるでしょう。
以上が、具体的なステップとなります。自分の業務量を正確に把握し、自分自身の仕事に対する理解を深めることで、上司に説明する際の自信につながりますよね。
では上記準備をした状態で面談に臨むとどうなるでしょうか？想像してみて下さい。
あなた： （深呼吸して）「先日お話しいただいた業務について、よく考えてみました。」
上司： 「そうか、どうだった？」
あなた： 「正直なところ、私の現在の業務量では新たに追加される業務をこなすのは難しいと感じています。」
上司： 「それは困ったな。何が問題なの？」
あなた： （事前に作成した業務リストを見せながら）「これが私が現在担当している業務一覧で、それぞれに必要な時間と優先度を付けてみました。これに新たな業務を加えると、すべてを適切にこなすことができないという結論になりました。」
上司： 「なるほど、それは厳しい状況だね。でも、その新たな業務は重要だからどうにかしてほしいんだけど。」
あなた： 「その点は十分に理解しています。そのために、私からいくつか提案があります。一部の低優先度の業務を他の誰かに移譲する、または一時的に延期することは可能でしょうか？また、新たな業務については、一部分を私が担当し、残りを他のメンバーと分担することも考えられるかもしれません。」
上司： 「それはありだね。具体的な提案を持ってきてくれてありがとう。じゃあ、それについて詳しく話し合ってみよう。」
このような形で、あなたの考えを具体的に伝え、解決策を提案することで上司も理解しやすく、対話がスムーズに進む可能性が高まります。
実行した結果を振り返り評価する
「実行した結果を評価する」とは、自分が設定した目標に対して取り組んだ結果を分析し、それが目標達成にどの程度貢献したかを検討することを意味します。
たとえば、「毎日の働く時間を8時間に制限する」という目標があった場合、1日しか達成できなかったとしましょう。その際、以下のようなアプローチで評価することが考えられます。
具体的な結果の確認
「毎日の働く時間を8時間に制限する」目標を1日しか達成できなかったこと自体をまず認識します。達成できた日とできなかった日が何だったのか、その理由や背景を具体的に振り返ります。
問題点の特定
8時間以内に作業を終えられなかった日には、何が問題だったのかを特定します。例えば、想定以上のタスクが追加された、緊急の対応が必要だった、予定していた作業に時間がかかりすぎた、などです。
改善点の洗い出し
次に、問題点を改善するために何ができるかを考えます。タスクの優先順位を見直す、作業時間の見積もりを再確認する、他の人に手伝ってもらう、などの改善策を検討します。
改善策の実施と再評価
改善策を実施した後、再び働く時間を確認します。改善策が効果を上げているかどうかを評価し、さらなる改善が必要であれば反復します。
おわりに
上記でご説明したような準備をするためにはそれなりの時間が必要ですよね。「そんな時間ないよ〜」と思われた方も多いかと思いますが、そうやって対策に時間を確保しない限り現状は改善しません。ずっと業務過多の辛い状況が続くだけです。思い切ってしっかり時間を確保して、ぜひ行動に移せるレベルの具体的な対策を立てて下さい。
本記事はいかがでしたでしょうか？上手くいく予感がしてきましたか？もし少しでもあなたのお役に立てたのなら幸いです。
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